Wohnungsübergabeprotokoll - Vorlage für Einzug und Auszug
Ein sauberes Übergabeprotokoll erspart Vermietern und Mietern viel Streit - um Schäden, Schönheitsreparaturen und die Kaution. Mit dieser kostenlosen Vorlage hältst du bei Einzug und Auszug alles Wichtige fest: Zählerstände, Schlüssel, Zustand jedes Raums und getroffene Vereinbarungen.
- PDF, am PC ausfüllbar
- 2 Seiten
- Kostenlos, ohne Anmeldung
Wozu ein Wohnungsübergabeprotokoll?
Das Wohnungsübergabeprotokoll - auch Übergabeprotokoll, Abnahmeprotokoll oder Wohnungsabnahmeprotokoll genannt - dokumentiert den Zustand der Wohnung beim Einzug und beim Auszug. Es ist das wichtigste Beweismittel, wenn es später um Schäden, Renovierung oder die Rückzahlung der Kaution geht.
Für den Vermieter zeigt das Protokoll beim Einzug, in welchem Zustand er die Wohnung übergeben hat. Für den Mieter belegt es, welche Mängel schon vorhanden waren - und nicht von ihm stammen.
Ist ein Übergabeprotokoll Pflicht?
Gesetzlich vorgeschrieben ist es nicht. Ohne Protokoll ist es im Streitfall aber schwer zu beweisen, wie die Wohnung beim Einzug aussah. Beide Seiten sollten deshalb bei jeder Übergabe darauf bestehen.
Wichtig für Vermieter: Was bei der Rückgabe erkennbar war, aber nicht im unterschriebenen Protokoll steht, lässt sich später oft nicht mehr geltend machen. Gründlich hinschauen lohnt sich also.
Was gehört ins Wohnungsübergabeprotokoll?
Die Vorlage ist so aufgebaut, dass nichts vergessen wird:
- Eckdaten: Einzug oder Auszug, Datum und Uhrzeit, Anschrift der Wohnung, Vermieter, Mieter und weitere Anwesende.
- Zählerstände: Strom, Gas, Kalt- und Warmwasser, Wärmemengenzähler und Heizkostenverteiler mit Zählernummer - wichtig für die Betriebskostenabrechnung und die Abmeldung beim Versorger.
- Schlüssel: Anzahl der Haustür-, Wohnungs-, Briefkasten-, Keller- und Garagenschlüssel sowie Transponder.
- Zustand der Räume: Für jeden Raum Wände und Decke, Boden sowie Fenster und Türen - mit Platz für konkrete Mängel.
- Vereinbarungen: Was bis wann von wem erledigt wird, und beim Auszug die neue Anschrift des Mieters.
Tipps für eine reibungslose Wohnungsübergabe
- Bei Tageslicht: Termin möglichst tagsüber legen - Kratzer, Flecken und Feuchtigkeit sieht man nur bei gutem Licht.
- Mängel konkret beschreiben: Nicht „Boden beschädigt“, sondern „Parkett Wohnzimmer: Kratzer ca. 10 cm vor dem Fenster“.
- Fotos machen: Mängel und Zählerstände fotografieren und als Anlage zum Protokoll nehmen.
- Beide unterschreiben: Vermieter und Mieter unterschreiben, jede Seite erhält eine Ausfertigung.
Übergabeprotokoll, Auszug und Kaution
Nach dem Auszug muss der Vermieter die Kaution nicht sofort auszahlen - er hat eine angemessene Zeit, um seine Ansprüche zu prüfen, etwa wegen der noch ausstehenden Betriebskostenabrechnung. Ansprüche wegen Schäden an der Wohnung verjähren allerdings schon sechs Monate nach der Rückgabe (§ 548 BGB). Das Übergabeprotokoll ist dafür die wichtigste Grundlage.
Muster ohne Gewähr. Die Vorlage ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall. Stand: Oktober 2026.
Wohnungsübergabeprotokoll: kurz beantwortet
Eine Pflicht gibt es nicht. Ein von beiden unterschriebenes Protokoll ist aber für beide Seiten das beste Beweismittel. Wer mit einem Punkt nicht einverstanden ist, kann das im Protokoll vermerken.
Meist bringt der Vermieter oder die Hausverwaltung das Protokoll mit. Es kann aber genauso der Mieter vorbereiten - entscheidend ist, dass beide den Inhalt gemeinsam prüfen.
Sie trennen den Verbrauch von Vormieter, Mieter und Leerstand. Ohne Zählerstände ist eine korrekte Betriebskostenabrechnung kaum möglich.
Ja. Die PDF-Vorlage hat ausfüllbare Felder und funktioniert am PC, Tablet und in den meisten PDF-Apps. Alternativ einfach ausdrucken.
Ja. Für mitvermietete Möbel und Geräte am besten eine eigene Inventarliste als Anlage beifügen und im Feld Vereinbarungen darauf verweisen.
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