🎉 35 Tage kostenlos testenJetzt starten →
FunktionenMietshäuserFür wenAppPreiseFAQAnmelden

Datenschutzerklärung

Stand: September 2026

Teil I - Allgemeine Informationen

1. Einleitung

Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten beim Besuch unserer Website r2immo-manager.de und bei der Nutzung unserer Anwendung „R2Immo Manager“ sowie über Ihre Rechte nach der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO). Die Website können Sie grundsätzlich ohne Angabe personenbezogener Daten nutzen. Besuchen Sie nur unsere Website, betreffen Sie die Teile I und II; nutzen Sie die Anwendung, zusätzlich Teil III.

2. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der DS-GVO ist die:
R2 IT Solutions GmbH
Collenbuschstraße 11
01324 Dresden, Deutschland
E-Mail: info@r2itsolutions.de
Support: support@r2immo-manager.de
Vertreten durch den Geschäftsführer: Rico Weiher

3. Datenschutzbeauftragter

Kontakt zu unserem Datenschutzbeauftragten können Sie über dieses Formular oder über die oben genannten Kontaktdaten z. Hd. d. Datenschutzbeauftragten aufnehmen.

Betroffene Personen können sich jederzeit bei allen Fragen und Anregungen zum Datenschutz an uns oder unseren Datenschutzbeauftragten wenden.

4. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Holen wir Ihre Einwilligung ein, ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO; betrifft die Einwilligung das Speichern oder Auslesen von Informationen auf Ihrem Endgerät (z. B. Cookies), zusätzlich § 25 Abs. 1 TDDDG. Verarbeitungen zur Erfüllung eines Vertrags mit Ihnen oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen beruhen auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO, Verarbeitungen zur Erfüllung rechtlicher Pflichten (z. B. steuerrechtliche Aufbewahrung) auf Art. 6 Abs. 1 lit. c DS-GVO. Im Übrigen verarbeiten wir Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO, soweit dies zur Wahrung unserer berechtigten Interessen oder der eines Dritten erforderlich ist und Ihre Interessen nicht überwiegen. Die jeweils maßgebliche Rechtsgrundlage nennen wir bei den einzelnen Verarbeitungen.

Unser Angebot richtet sich an Vermieter, Verwalter und Unternehmen, nicht an Personen unter 16 Jahren.

5. Empfänger und Übermittlung in Drittländer

Wir geben Ihre personenbezogenen Daten nur weiter, wenn dies zur Vertragsdurchführung erforderlich ist (Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO), wir hierzu gesetzlich verpflichtet sind (Art. 6 Abs. 1 lit. c DS-GVO), Sie eingewilligt haben (Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO) oder die Weitergabe zur Wahrung unserer berechtigten Interessen erforderlich ist und Ihre schutzwürdigen Interessen nicht überwiegen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO). Eine Weitergabe zu Werbezwecken findet nicht statt.

Soweit wir Dienstleister einsetzen, die Daten in unserem Auftrag verarbeiten, haben wir mit ihnen Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DS-GVO geschlossen. Die eingesetzten Dienstleister sind in den folgenden Abschnitten jeweils genannt.

Einige Dienstleister haben ihren Sitz in den USA oder können Daten dorthin übermitteln. Für Unternehmen, die unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert sind, besteht ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission (Art. 45 DS-GVO); auf eine solche Zertifizierung weisen wir beim jeweiligen Dienstleister hin. In allen übrigen Fällen stützen wir die Übermittlung auf die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DS-GVO).

6. Hosting und Datensicherheit

6.1 Hosting

Der Betrieb von Website und Anwendung erfolgt über folgende Dienstleister:

Rechtsgrundlage ist die Vertragsdurchführung bzw. unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und performanten Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DS-GVO).

6.2 Datensicherung

Zur Absicherung gegen Datenverlust erstellen wir täglich eine Sicherungskopie der Kundendokumente. Speicherort ist eine Storage Box der Hetzner Online GmbH am Standort Falkenstein, Deutschland; mit Hetzner besteht eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DS-GVO. Die Sicherungen werden vor der Übertragung mit AES-256 verschlüsselt; die Schlüssel liegen ausschließlich bei uns. Rechtsgrundlage ist die Vertragsdurchführung bzw. unser berechtigtes Interesse an der Verfügbarkeit und Wiederherstellbarkeit der Daten (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DS-GVO).

6.3 TLS-Verschlüsselung und Datensicherheit

Website und Anwendung nutzen eine TLS-Verschlüsselung. Sie erkennen eine verschlüsselte Verbindung an „https://“ und dem Schloss-Symbol in der Adresszeile Ihres Browsers. Daten werden zudem mandantengetrennt gespeichert und durch technische Zugriffsbeschränkungen geschützt.

7. Speicherdauer und Löschung

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie Ihr Konto besteht und dies für die genannten Zwecke erforderlich ist. Nach Vertragsende bzw. Löschung Ihres Kontos werden die Daten gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen (z. B. bis zu zehn Jahre für Rechnungen und Buchungsbelege nach § 257 HGB, § 147 AO); in diesem Fall wird die Verarbeitung bis zum Fristablauf eingeschränkt. Die Löschung einzelner Objekte, Ihres gesamten Portfolios oder Ihres Kontos können Sie jederzeit selbst in der Anwendung anstoßen.

8. Ihre Rechte

Ihnen stehen uns gegenüber folgende Rechte zu:

Für uns zuständig ist die Sächsische Datenschutz- und Transparenzbeauftragte, Postfach 11 01 32, 01330 Dresden (Besucheradresse: Maternistraße 17, 01067 Dresden), E-Mail: post@sdtb.sachsen.de.

Widerspruchsrecht nach Art. 21 DS-GVO
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO erfolgt, Widerspruch einzulegen. Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Verarbeiten wir Ihre Daten zum Zwecke der Direktwerbung, können Sie dem jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen.

Teil II - Besuch unserer Website

9. Server-Logdaten

Beim Aufruf unserer Website werden durch unseren Hosting-Dienstleister automatisch technische Zugriffsdaten verarbeitet (u. a. IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, abgerufene Seite, übertragene Datenmenge, Browsertyp). Dies ist für die stabile und sichere Bereitstellung der Website erforderlich (Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO). Die für uns einsehbaren Zugriffs- und Laufzeit-Logs löscht Vercel nach 24 Stunden; eine weitergehende Speicherung durch uns findet nicht statt.

10. Anonyme Reichweitenmessung

Aufrufe unserer öffentlichen Seiten zählen wir in eigener, anonymer Form. Erfasst werden lediglich aufgerufene Seite, Geräteklasse (z. B. mobil oder Desktop) und grobe Herkunft (z. B. Suchmaschine) als zusammengefasste Tageswerte. Es werden keine Cookies gesetzt, keine IP-Adressen gespeichert und keine Nutzerprofile gebildet; ein Personenbezug ist nicht herstellbar. Soweit beim Zählvorgang kurzzeitig personenbezogene Daten verarbeitet werden, ist Rechtsgrundlage unser berechtigtes Interesse an der Reichweitenmessung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO).

11. Cookies und externe Medien

11.1 Technisch notwendige Cookies

Wir verwenden ausschließlich technisch notwendige Cookies, die für die Anmeldung, die Aufrechterhaltung Ihrer Sitzung (Login) und die Speicherung Ihrer Cookie-Auswahl erforderlich sind. Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG sowie Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. f DS-GVO. Cookies zu Tracking-, Analyse- oder Marketingzwecken setzen wir nicht ein; Werbenetzwerke binden wir nicht ein. Über die Einstellungen Ihres Browsers können Sie Cookies jederzeit löschen oder blockieren; ohne notwendige Cookies ist eine Anmeldung jedoch nicht möglich.

11.2 YouTube

Auf unserer Startseite ist ein Vorstellungsvideo von YouTube eingebunden (Anbieter: Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland). Wir nutzen die datensparsame Einbindung über youtube-nocookie.com. Ohne Ihre Einwilligung sehen Sie nur ein lokal gespeichertes Vorschaubild; eine Verbindung zu Google findet nicht statt. Erst wenn Sie im Cookie-Hinweis „Alle akzeptieren“ wählen, werden Inhalte von YouTube geladen; dabei können Cookies gesetzt und Daten wie Ihre IP-Adresse an Google übertragen werden, auch in die USA. Die Google LLC ist unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert.

Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO, § 25 Abs. 1 TDDDG). Sie können Ihre Auswahl jederzeit über den Link „Cookie-Einstellungen“ im Seitenfuß ändern oder widerrufen. Weitere Informationen: https://policies.google.com/privacy

Teil III - Nutzung der Anwendung R2Immo Manager (nur registrierte Nutzer)

12. Registrierung und Nutzerkonto

12.1 Registrierung

Für die Nutzung der Anwendung legen Sie ein Nutzerkonto an. Dabei verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse, Ihren Namen sowie ggf. Ihren Firmennamen und Ihre Kontaktdaten. Diese Daten benötigen wir zur Bereitstellung des Kontos und zur Vertragsdurchführung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO). Zusätzlich speichern wir IP-Adresse sowie Datum und Uhrzeit der Registrierung, um Missbrauch unserer Dienste zu verhindern (Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO). Ihre Angaben können Sie jederzeit in Ihrem Konto ändern oder das Konto löschen.

12.2 Anmeldung über Google oder Apple

Alternativ zur Registrierung per E-Mail-Adresse können Sie sich mit Ihrem bestehenden Google- oder Apple-Konto registrieren und anmelden („Single Sign-on“). Anbieter sind:

Eine Verbindung zu Google bzw. Apple wird erst hergestellt, wenn Sie die jeweilige Schaltfläche anklicken. Sie werden dann zur Anmeldeseite des Anbieters weitergeleitet. Nach Ihrer Anmeldung und Freigabe übermittelt uns der Anbieter die für die Kontoerstellung erforderlichen Daten, in der Regel eine Nutzerkennung, Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse, bei Google ggf. zusätzlich Ihr Profilbild. Bei Apple können Sie wählen, statt Ihrer E-Mail-Adresse eine anonyme Weiterleitungsadresse zu übermitteln („E-Mail-Adresse verbergen“). Ihr Passwort erhalten wir nicht. Daten von uns an Ihr Google- oder Apple-Konto übertragen wir nicht.

Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO), die Sie mit dem Anklicken der Schaltfläche und der Freigabe erteilen. Sie können sie jederzeit widerrufen, indem Sie die Verknüpfung in den Einstellungen Ihres Google- bzw. Apple-Kontos aufheben. Für die Verarbeitung Ihrer Daten durch Google bzw. Apple sind die Anbieter selbst verantwortlich; dabei können Daten auch in die USA übermittelt werden. Die Google LLC ist unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert. Weitere Informationen: https://policies.google.com/privacy und https://www.apple.com/de/legal/privacy/

13. Verarbeitung in der Anwendung

13.1 Verwaltungsdaten und Auftragsverarbeitung

Als Software zur Immobilien- und Sondereigentumsverwaltung verarbeitet der R2Immo Manager die von Ihnen eingegebenen bzw. hochgeladenen Verwaltungsdaten, etwa zu Objekten, Einheiten, Mietverhältnissen, Eigentümern, Darlehen sowie zugehörige Dokumente. Diese können personenbezogene Daten Dritter enthalten (z. B. Ihrer Mieterinnen und Mieter).

Für diese Daten sind Sie als Kunde datenschutzrechtlich Verantwortlicher; wir verarbeiten sie ausschließlich in Ihrem Auftrag und nach Ihren Weisungen als Auftragsverarbeiter. Hierfür gilt unser Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DS-GVO, der Bestandteil der Nutzungsbedingungen ist und mit der Registrierung in elektronischer Form zustande kommt.

Zur Fehleranalyse, zur Bearbeitung von Support-Anfragen sowie zur Qualitäts- und Funktionskontrolle kann unser Betreiber-Team anlassbezogen auf Kontodaten zugreifen. Der Zugriff ist auf das erforderliche Maß beschränkt, wird mit Zeitpunkt und Anlass protokolliert, und die befassten Personen sind zur Vertraulichkeit verpflichtet.

13.2 Dokumenten-Upload und KI-gestützte Verarbeitung

Sie können Dokumente (z. B. Hausgeldabrechnungen, Verträge, Protokolle) hochladen. Zur automatischen Erkennung, Zuordnung und Auswertung sowie zur Erstellung von Schreiben werden die Inhalte an Anthropic, PBC, San Francisco, USA, übertragen und dort über die Claude-API verarbeitet. Die Verarbeitung erfolgt zur Erbringung der von Ihnen gebuchten Funktionen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO) bzw. im Rahmen der Auftragsverarbeitung für Sie. Nach den vertraglichen Zusicherungen des Anbieters werden die über die API übermittelten Inhalte nicht zum Training von KI-Modellen verwendet. Die Übermittlung in die USA ist durch Standardvertragsklauseln abgesichert. Bitte laden Sie keine Unterlagen hoch, die für die Verwaltung nicht erforderlich sind.

Transparenz beim Einsatz von KI (Art. 50 KI-Verordnung): Der in der Anwendung integrierte „KI Immo-Agent“ ist ein KI-Assistent; Sie kommunizieren dort mit einer Künstlichen Intelligenz und nicht mit einem Menschen. Von der KI vorbereitete Antwortentwürfe (z. B. auf Mieteranfragen) werden grundsätzlich erst nach Prüfung und Freigabe durch den Nutzer versendet. Aktiviert ein Nutzer den automatischen Versand, werden diese Nachrichten als KI-gestützt erstellt gekennzeichnet.

13.3 Telefon-Hotline

Eingehende Anrufe auf unserer Telefon-Hotline werden über die easybell GmbH, Berlin, in Verbindung mit einem eigenen Gateway-Server bei der Hetzner Online GmbH (Deutschland) entgegengenommen und durch die Deepgram, Inc., San Francisco, USA, automatisiert in Text umgewandelt. Zu Beginn des Anrufs werden Sie per Ansage auf die Aufzeichnung und automatisierte Verarbeitung Ihrer Nachricht hingewiesen. Das Transkript wird anschließend über die Claude-API an Anthropic, PBC (siehe Ziffer 13.2) übermittelt, um das Anliegen zusammenzufassen, zuzuordnen und einen Antwortentwurf vorzubereiten. Die Audioaufnahme wird nicht gespeichert, sondern ausschließlich zur Transkription verarbeitet; dauerhaft gespeichert wird nur das Transkript. Ein KI-Sprachdialog findet nicht statt; Sie sprechen nicht mit einer KI.

Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO), die Sie nach dem Hinweis zu Beginn des Anrufs erteilen. Möchten Sie nicht einwilligen, können Sie uns alternativ per E-Mail an support@r2immo-manager.de erreichen. Soweit die Hotline im Auftrag unserer Kunden betrieben wird (z. B. für Anfragen von deren Mieterinnen und Mietern), verarbeiten wir die Daten als Auftragsverarbeiter nach Ziffer 13.1.

13.4 Bankkontoanbindung (finAPI)

Optional können Sie ein Bankkonto anbinden, um Zahlungseingänge (z. B. Mieten) automatisch abzugleichen. Diese Kontoinformationsfunktion erbringen wir über die finAPI GmbH, München, einen von der BaFin beaufsichtigten Kontoinformationsdienst nach PSD2/ZAG. Ihre Anmeldung bei der Bank erfolgt ausschließlich in einer gesicherten Eingabemaske von finAPI; Ihre Bank-Zugangsdaten (PIN/Passwörter) erhalten wir zu keinem Zeitpunkt. Über finAPI rufen wir nur mit Ihrer Einwilligung Konto- und Umsatzdaten ab, um sie den in der Verwaltung erfassten Sollstellungen zuzuordnen.

Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO) sowie die Vertragsdurchführung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO). Sie können die Anbindung jederzeit in den Einstellungen trennen; die abgerufenen Daten werden dann gelöscht. Die Verarbeitung durch finAPI selbst richtet sich zusätzlich nach deren Datenschutzhinweisen.

13.5 E-Mail- und Postversand

Für den Versand von System- und Support-E-Mails nutzen wir den Dienst Resend der Plus Five Five, Inc., 2261 Market Street #5039, San Francisco, CA 94114, USA. Wenn Sie ein Schreiben per Post versenden, übermitteln wir das Brief-PDF einschließlich Empfängername und Anschrift an die A&O Fischer GmbH & Co. KG (LetterXpress), Maybachstraße 9, 21423 Winsen (Luhe), zum Druck, zur Kuvertierung und zum Versand. Rechtsgrundlage ist jeweils Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DS-GVO.

14. Zahlungsabwicklung (Stripe)

Kostenpflichtige Abonnements wickeln wir über den Zahlungsdienstleister Stripe Payments Europe, Limited, 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, Irland („Stripe“) ab. Über Stripe bieten wir die Zahlarten Kreditkarte (Visa, Mastercard, American Express), Apple Pay, PayPal und SEPA-Lastschrift an.

Ihre Zahlungsdaten geben Sie direkt bei Stripe ein; vollständige Karten- oder Kontodaten speichern wir nicht. An Stripe werden insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Rechnungsanschrift, Zahlungsmitteldaten, Betrag und Datum der Zahlung übermittelt; Stripe erhebt zur Betrugsprävention zudem technische Daten wie IP-Adresse und Geräteinformationen. Stripe verarbeitet Daten teilweise in eigener Verantwortung, etwa zur Betrugsprävention und zur Erfüllung aufsichtsrechtlicher Pflichten, und kann Daten an die Stripe, LLC (vormals Stripe, Inc.) in den USA übermitteln; die Stripe, LLC ist unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert. Bei Zahlung mit Apple Pay autorisieren Sie die Zahlung zusätzlich über Ihr Apple-Konto; insoweit gelten die Datenschutzbestimmungen von Apple.

Bei Zahlung mit PayPal werden die für die Zahlung erforderlichen Daten zusätzlich an die PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A., 22-24 Boulevard Royal, L-2449 Luxemburg, übermittelt; insoweit gelten die Datenschutzbestimmungen von PayPal.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO (Zahlungsabwicklung), Art. 6 Abs. 1 lit. c DS-GVO (gesetzliche Pflichten) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO (Betrugsprävention). Weitere Informationen: https://stripe.com/de/privacy